【客户行业】 事业单位
【问题类型】 定岗定编
【客户背景】
某国家级博物馆是由当地政府与自然资源局共建共管的事业单位，是一家综合性较强的博物馆，入选过全国热搜博物馆百强榜单。建立时，该博物馆属于公益一类事业单位，近两年，随着上级政策的改变，该单位由一类单位转向二类单位，有了一定的经营压力，需要进行降本增效。在自我经营中，和其他博物馆一样，该单位也遇到了忙闲不均、人力成本上升等问题。在此背景下，该单位领导想要以定岗定编为突破口，优化人员配置，提高工作效率。但是在改革的过程中遇到了一些问题，比如到底应该如何定编、博物馆工作日人员比较清闲，周末比较忙，如何通过定岗定编解决忙闲不均的问题等。针对这些问题，该博物馆领导希望通过专业的人力资源专家——华恒智信，帮助博物馆完成定岗定编优化工作，建立工具模型，精确配置人力资源，降本增效，提高运营效益。
【华恒智信问题分析】
在双方达成合作后，华恒智信的专家项目组深入现场调研，与单位各领导、员工进行沟通了解后，对目前存在的管理问题有了初步的了解，主要体现在以下三个方面：
一、在转型的背景下，如何进行人员精简，合理定编 由于该博物馆从公益一类向二类转型，增加了很大经营压力。在过去，博物馆的运营、员工薪资的发放主要依赖于政府补贴，转型之后，国家提供的补贴将逐步减少，并且随着经营职能的增加，博物馆需要更多地依靠自身的创收能力来维持运营，为了降低成本，该博物馆领导希望逐步控制编制，避免随意加人。但是如何精简编制，确定适当的人员配备是当前该博物馆面临的挑战。 二、如何解决忙闲不均的问题 华恒智信项目组通过调研了解到，该博物馆在工作日时，员工相对较为清闲，而到了周末节假日，员工则变得异常繁忙，甚至出现了人手不足的情况。特别是在接待游客方面，常常缺乏足够的接待员和讲解员来满足游客的需求。因此，如何通过定岗定编来解决这种忙闲不均的问题成为了该博物馆需要认真考虑的问题。 三、如何确保定岗定编落到实处 项目组在与博物馆领导进行深入沟通后了解到，虽然部分人员的工作饱和度并不高，但各个部门却纷纷抱怨自己的工作压力大，对定岗定编工作的支持度不高，都希望继续加人。领导层对此感到担忧，担心没有充分的依据来说服各部门接受定岗定编。因此，该博物馆领导希望能够有科学的依据来支持人员的调动。另一方面，领导层也担心在调整人员数量之后，是否能够确保新增经营业务和原有业务的顺利开展，以及新调入的人员是否具备胜任新岗位的能力等问题。
【华恒智信解决方案】
针对该博物馆在定岗定编方面存在的问题，结合博物馆“降本增效”的改革目标，华恒智信的专家老师们经过严密的调研分析，提出了以下解决方案：
一、对岗位进行分层分类，提炼影响编制要素，确定编制数 针对该博物馆不清楚到底应该定多少编制的问题，华恒智信建议对目前的岗位进行分层分类，提炼影响编制的要素，确定编制数。 对目前的岗位进行分层分类。根据不同岗位的性质和职责，将其划分为不同的类别，如管理人员、讲解人员、接待人员等。通过分类，可以更清晰地了解各类岗位的特点和需求。 之后，对各类岗位提炼影响编制的要素。针对不同类别的岗位，提出影响工作量的要素，如工作忙闲度、接待游客数量、讲解场次等。这些要素可以帮助评估每个岗位的工作量和重要性，为确定合理的编制数提供参考依据。 二、对不同忙闲状态，建立人员编制的精细化动态调整机制 针对博物馆忙闲不均的问题，华恒智信提出，建立人员编制的精细化动态调整机制。该机制主要是通过人员轮岗、轮流调休等方式，实现在博物馆忙碌时期人力资源的最大化利用，同时也让员工在闲暇时能够得到充分的休息和调整，提高工作效率和生活质量。 具体来说，当博物馆在周末或节假日迎来大量游客时，后台岗位的专业研究人员、办公室人员、人力资源部人员等可以轮流去一线担任接待员，帮助解决因游客增多而导致服务不及时的问题。这种灵活的人员调配方式，既能够确保博物馆在高峰时段有足够的人手应对突发情况，又能够让员工提升服务水平和专业素养。 而在博物馆相对清闲的时间段，除了完成例行工作外，也可以实行轮流调休制度。通过让员工在闲暇时有时间放松身心、充分休息，可以有效缓解工作压力，提高员工的工作积极性和生产效率。轮流调休还能够增强团队凝聚力，培养员工间的相互理解和合作意识，提升整体工作氛围和团队稳定性。 三、建立相应的配套管理机制，实现降本增效 为了保障定岗定编有效落地实施，华恒智信提出，建立相应的配套管理机制，实现降本增效。比如，在节假日期间，由后台转去一线支持接待、讲解、导览的人员，要建立相关的记录和激励补贴机制。 对于节假日临时支持一线的人员，他们的工作内容要有明确的记录。包括接待人数、接待时间、接待频次等信息都需要进行详细记录。通过这些数据的记录和分析，可以更好地评估工作量和工作效率。在记录的基础上，建立激励补贴机制是非常必要的。通过给予临时支持一线工作并且表现突出的员工一定的激励，可以激励员工更加积极主动地投入工作中。这不仅可以提高工作效率和质量，还可以增强员工的归属感和团队凝聚力，进而提升整体的服务水平。
【华恒智信总结】
在本项目中，该博物馆由公益一类事业单位转向公益二类事业单位，因此有了经营压力，需要降本增效。在此背景下，如何进行科学的定岗定编，如何解决博物馆目前忙闲不均的问题是当下面临的挑战。针对这些问题，华恒智信项目组建议对岗位进行分层分类，提炼影响编制要素，确定编制数；对于不同忙闲状态，对人员进行灵活化调整；建立相应的配套管理机制，确保定编工作落地，实现降本增效目标。 华恒智信在长期开展咨询工作中，在定岗定编方面已经积累了丰富的经验成果，形成了独有的“三级五角色、日周月季年、ABC定编模式”等工具方法，并在各行各业的咨询工作中取得了良好成果，对包括技术、职能、生产、服务、操作等各类岗位都有长期丰富的研究，对于定编完成后的人员分流工作具备丰富实操经验，具有“标准化、针对性、可落地”的特点，为中国企业的定岗定编工作提供了良好的工具方法，获得了多家客户的一致赞扬。